Seguridad y Privacidad de la Información
OBJETIVO
Dar cumplimiento a lo establecido por la normatividad aplicable que desarrolla el derecho fundamental de la protección de datos personales que se obtiene, recolecta, procesa y almacene.
ALCANCE
Para los datos que entregan los clientes, Transfiriendo S.A. será el encargado de la información y para los datos que maneje de forma directa o a través de un tercero será el responsable de la información bajo los controles establecidos del sistema SGSI que está certificado en ISO 27001.
ASPECTOS LEGALES.
POLITICAS
- Transfiriendo S.A. en su calidad de responsable del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos adopta el presente documento con el fin de garantizar su protección en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 del 2012.
- Para los clientes (EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO) de Transfiriendo S.A. informará de manera escrita el procedimiento y las condiciones a seguir para dar cumplimiento a los requerimientos de ley.
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Cuando sea del caso, garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar al titular sobre su actualización.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares a través de los medios definidos en este documento.
- Se asigna el rol de Oficial de Protección de Datos para Transfiriendo S.A.
- Reportar cualquier incidente de Seguridad que se pueda presentar con relación al tratamiento del titular de los datos personales a los respectivos actores.
- Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la comunicación, el titular no ha manifestado respuesta o no se ha contactado por cualquier medio dispuesto por Transfiriendo S.A. para solicitar la supresión de sus datos personales, se podrá continuar realizando el tratamiento de los datos.
- Se establece la cuenta de correo datospersonales@transfiriendo.com a nivel corporativo para recibir cualquier requerimiento ya sea interno o externo en relación al tratamiento de los datos.
- Transfiriendo S.A., garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los datos personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado a los mismos por acciones no autorizadas.
- Para garantizar que el Aviso de Privacidad y Tratamiento de Datos este comunicado de manera permanente a todos los usuarios, clientes, proveedores, terceros y trabajadores se ha dispuesto tenerlo en la página web: transfiriendo.com.
PRINCIPIOS
De acuerdo a lo establecido en el artículo 4 de la ley 1581, Transfiriendo S.A. adopta los siguientes principios:
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado a que se refiere el presente documento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
- Principio de legalidad en materia de tratamientos de datos: el tratamiento de datos personales es una actividad reglamentaria que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de liberta: el tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, no está permitido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Transfiriendo S.A. como responsable del tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitar la autorización de los datos personales, informar cuáles son aquellos datos que serán recolectados y todas las finalidades específicas del tratamiento.
Si se trata de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, se tiene que éstos pueden ser tratados por Transfiriendo S.A., siempre y cuando por su naturaleza sean datos públicos.
La autorización otorgada por el titular o responsable a Transfiriendo S.A., cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:
- Por escrito o medio tecnológico.
- De forma oral
- Mediante conductas inequívocas (excepto el silencio) del responsable o titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a Transfiriendo S.A. la autorización respectiva.
Como responsable o titular de sus datos se puede en cualquier momento solicitar a Transfiriendo S.A. como Responsable o encargado del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el tratamiento de los mismos, para lo cual puede utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en el presente en el numeral 12.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Se entiende por Datos Sensibles “aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, datos biométricos y de video”.
El tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
- Cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO.
Transfiriendo S.A., reconoce que el titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.
La información o datos personales son utilizados por Transfiriendo S.A., para cumplir con los contratos que se tienen suscritos con clientes, filiales y terceros, obligaciones contractuales, entidades gubernamentales o judiciales por solicitud de las mismas, soportar procesos de auditoría externa e interna, enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente, registrar la información de empleados y proveedores (activos e inactivos) en las bases de datos de la compañía, recolectar información para el cumplimiento de los deberes como responsable de la información; le corresponden a la compañía, cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del servicio, contrato o relación comercial que se genere.
Adicional a lo anterior los datos serán utilizados para:
- Promover los productos y servicios de Transfiriendo S.A., y los de sus vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos.
- Enviar datos personales a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos, que requieran la información, únicamente para los fines aquí descritos y que tengan una política de tratamiento de datos.
- Procurar una comunicación eficiente con sus filiales, subsidiarias, vinculadas, terceros aliados comerciales y los aliados de estos, relacionada con los productos, servicios, estudios y ofertas de la compañía, para facilitar el acceso general a la información recolectada.
- Enviar a través de cualquier medio de comunicación que se encuentre creado o vaya a crearse, información publicitaria y de mercadeo propia, de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, de terceros aliados comerciales o de los aliados de estos, para la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de los productos, servicios, ofertas, promociones, invitaciones, descuentos, premios, programas de fidelización, campañas, sorteos de la compañía, entre otras.
- Evaluar la calidad de los productos y servicios para la actualización en general de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo del objeto social de Transfiriendo S.A., de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales o de los aliados de estos.
- Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
La información relacionada con los datos personales será utilizada por Transfiriendo S.A., sólo para los propósitos señalados y no venderá, licenciará, transmitirá o divulgará dicha información fuera de la compañía excepto:
- Que se autorice expresamente para hacerlo.
- Que sea preciso hacerlo para permitir a nuestros filiales, proveedores prestar los servicios que les ha encomendado.
- Que sea preciso hacerlo con el fin de proporcionarle los productos o servicios.
- Que la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la sociedad.
- Que sea requerido o permitido por la ley
En virtud de la relación que el titular de datos establezca con Transfiriendo S.A., esta última recolecta, almacena, usa y transfiere sus datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.
Transfiriendo S.A., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Si esto sucediera, se advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas y les hacemos advertencia de las políticas aquí establecidas.
De igual forma, Transfiriendo S.A., podrá transferir o transmitir mediante contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013 sus datos personales a otras compañías en el extranjero bien sean por razones de seguridad, eficiencia administrativa y/o mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los responsables o titulares de los datos personales. Esas compañías, de acuerdo a lo impartido por Transfiriendo S.A., deberán implementar en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y de protección de datos personales similares a los previstos en este documento.
Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Transfiriendo S.A., o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con estos estatutos y la ley aplicable.
